Je hoeft niet met een leeg veld te beginnen.
Opdrachten die al uitgeschreven zijn. Je opent er een in je werkplek en verandert wat bij jullie anders gaat.
Verkoop
offertes, opvolgen, het CRM
- lees deze mailwisseling en maak er een offerte van in , met de prijsafspraak van deze klant. Leg hem bij mij neer voor hij weggaat.
- welke offertes staan twee weken open? Schrijf per klant een korte mail in die verwijst naar wat we besproken hebben.
- zoek uit wat dit bedrijf doet, wie er over de inkoop gaat en of we ze al eens gesproken hebben. Kijk ook op .
- Zet uit dit verslag de afspraken, het bedrag en de vervolgstap bij de juiste deal in . De vervolgstap zet je ook in .
- leg de prijsafspraken naast wat we dit kwartaal echt gefactureerd hebben en zet het verschil per klant in .
- welke klanten bestelden vorig jaar elke maand en dit kwartaal niet? Geef per klant één reden om te bellen, in .
- welke offertes zijn verstuurd en nooit geopend? Zet ze in en vraag mij of we bellen of opnieuw sturen.
- maak van mijn aantekeningen van het intakegesprek een voorstel, met de scope en de prijsafspraak zoals we die in hebben staan.
- en : wie zei er dat ik later terug moest bellen, en is dat moment er?
Marketing
content, campagnes, vindbaarheid
- kijk wat we deze maand hebben opgeleverd en maak er een nieuwsbrief van in . Onze toon, geen superlatieven.
- maak van deze leverancierslijst onze eigen productteksten en zet ze als concept in . Onze woorden, niet die van de fabrikant.
- op welke zoekwoorden zijn we dit kwartaal weggezakt? Schrijf per pagina op wat eraan mankeert, in .
- zoek de zoektermen die geld kosten en geen order opleveren. Zet de lijst in en wacht op mijn akkoord voor je iets uitzet.
- maak van dit artikel losse berichten voor , één per week. Elk bericht staat op zichzelf.
- van deze mail wil ik een klantverhaal. Vraag mij eerst wat ik mag citeren, schrijf het dan in .
- welke producten zijn afgekeurd en waarom? Repareer wat je kunt repareren in en meld mij de rest.
- maak de maandrapportage voor deze klant, met erbij, in ons sjabloon in . Zet bovenaan wat er veranderde.
- : welke titels worden in Google afgekapt? Schrijf nieuwe en zet ze klaar in .
- waar zoeken mensen op waar wij geen pagina voor hebben? Schrijf er een concept voor in .
- kijk elke ochtend of er campagnes stilstaan, ook in , en meld het in .
Administratie
facturen, bonnetjes, btw, openstaande posten
- haal de bonnetjes van vorige maand op en boek ze in op de juiste grootboekrekening. Twijfelgevallen leg je bij mij neer.
- leg elke inkoopfactuur naast de bestelling en de pakbon. Meld wat niet klopt, boek de rest. De leveranciersmail staat in .
- kijk wat er openstaat. Schrijf per klant één mail in over alles wat open staat, niet één per factuur.
- maak van de uren van deze maand per klant een factuur in . Uren zonder omschrijving leg je bij mij neer.
- zet de aangifte van dit kwartaal klaar in en noem wat opvalt: buitenlandse leveranciers, privégebruik, boekingen zonder btw.
- welke incasso's zijn mislukt? Meld ze in en schrijf per klant een korte mail. Wacht op mijn akkoord voor er iets weggaat.
- koppel de bankmutaties aan de openstaande facturen. Deelbetalingen en afrondingsverschillen noem je apart.
- lees de appgroep van dit project en de foto's in : wat is er gedaan dat niet in de offerte staat? Zet het klaar in .
- kijk elke vrijdag met erbij wie zijn uren nog niet geschreven heeft, en stuur ze een berichtje in .
- zet voor dit project de uren naast de facturen en de kosten in . Wat bleef er over?
- stuur elke klant die nog stukken moet aanleveren een herinnering, met uit erbij wat er precies ontbreekt.
Klantenservice
vragen, retouren, reviews, meldingen
- beantwoord de vragen in de inbox met wat er in ons bedrijfsgeheugen staat. Weet je het niet zeker, vraag het mij.
- handel de retouraanvragen af volgens ons beleid en werk de order bij in . Noteer per retour de reden.
- schrijf op elke nieuwe review een antwoord. Bij een klacht zoek je eerst de order op in voor je iets belooft.
- zoek bij elke vraag over een zending de track en trace op en antwoord in . Is het pakket zoek, dan meld je het mij.
- welke vragen kwamen deze maand het vaakst terug? Schrijf voor de bovenste vijf een helppagina in .
- Zoek uit welke klanten deze storing raakt en schrijf ze aan vanuit . Meld in wie je hebt bericht.
- beantwoord de vragen met wat er over die order bekend is. Gaat het over een retour, dan volg je ons beleid. Wat je niet kunt plaatsen gaat naar .
- schrijf voor elke mail die een antwoord nodig heeft een concept, met wat we eerder afspraken uit erbij.
- als er op de bouw iets verandert dat de klant raakt, schrijf hem dan een mail in , in gewone taal.
- beantwoord de vragen die hier binnenkomen met wat er in over die klant staat. Leg het concept bij mij neer.
Inkoop en voorraad
leveranciers, prijslijsten, bestellen
- neem de bestellingen van vanochtend over in , met de juiste artikelnummers en de prijsafspraak van die klant. Twijfelgevallen leg je bij mij neer.
- lees deze prijslijst in en werk de inkoopprijzen bij in . Laat eerst zien welke artikelen het hardst stijgen.
- reken de nieuwe inkoopprijzen door en laat zien welke artikelen verlieslatend worden. Klanten met een vaste afspraak in noem je apart.
- leg de leveranciersbevestigingen naast de openstaande orders en meld in welke klantorders geraakt worden.
- wat zakt er onder het minimum, en hoe hard loopt het? Maak per leverancier een bestelvoorstel in .
- stuur elke klant een bevestiging met een levertijd per regel, uit . Geen standaardzin.
- welke artikelen zijn twaalf maanden niet bewogen, en wat kosten ze aan magazijn? Zet het in .
- leg elke factuur van een onderaannemer naast wat we met hem afspraken, en boek hem in op het juiste project.
- zoek de bonnen van verhuur en materieel op en zet ze in op het project waar ze stonden.
Mensen
vacatures, kandidaten, onboarding, verlof
- Maak van dit gesprek een vacaturetekst en zet hem als concept in . Schrijf op wat het werk is, niet wat wij zoeken.
- leg de nieuwe reacties naast wat de opdrachtgever zei in . Zet per kandidaat in twee regels waarom wel of niet.
- maak van dit cv een voorstel in : wat deze kandidaat gedaan heeft en waarom dat bij deze functie past. Laat weg wat er niet toe doet.
- stel per kandidaat drie momenten voor en mail ze vanuit . Zet de afspraak vast zodra iemand kiest.
- Zet de onboarding klaar voor deze nieuwe collega: het dossier in , de kanalen in , en een schema voor de eerste week.
- zet in wie er volgende week weg is, en welke klussen daardoor zonder mens staan.
- wie reageerde eerder op een vergelijkbare functie en viel toen af op iets wat nu niet meer geldt? Schrijf ze aan in .
- zet met erbij op een rij wie er deze maand aan welke klant werkte, en hoeveel.
- als iemand hier vrij vraagt, zet het in en meld het in .
Planning en uitvoering
werkbonnen, planning, projecten, uren
- maak van dit appje een werkbon in : wat er gedaan is, welk materiaal erin zit en hoeveel uur. Ontbreekt er iets, dan vraag je het hem.
- zet de storingsmeldingen in , bij de monteur die het dichtstbij is. Bel ik de klant, of doe jij dat?
- welke klussen zijn vandaag open gebleven, en waarom? Zet het in , met wat er morgen voor moet wijken.
- kijk per klus van volgende week wat eraan te pas komt en of het op voorraad ligt in . Meld wat besteld moet worden.
- maak per project een korte stand van zaken en mail hem vanuit . Wat vertraagd is noem je eerst.
- welke uren staan deze week niet op een klus of hebben geen omschrijving? Vraag het de collega in .
- maak van deze foto's en dit spraakbericht een offerte in , met het materiaal en de uren erin. Laat mij hem nakijken.
- zet alle foto's uit de appgroepen in de projectmap in , met de datum en het adres in de naam.
- kijk elke maand met erbij wat er aan deze klantsite mankeert, en zet de kleine dingen klaar.
- maak van de punten hier en de foto's in een opleverlijst in , met wie wat doet.
Directie
cijfers, overleg, wat bleef liggen
- vertel hoe de maand is gegaan. Wat is er anders dan vorige maand, en waar komt dat door? Zet het in .
- haal uit dit overleg de besluiten en wie wat doet. Zet ze in en noem wat er open is gebleven.
- en : wat is er beloofd en niet gebeurd? Vraag niet door, meld het alleen.
- zet per klantgroep de omzet en de marge van dit jaar in . Noem de drie die het meest bewegen.
- zet wat de accountant vraagt in . Meld wat ontbreekt voor je het opstuurt.
- leg de uren op deze klant naast de facturen in . Tel de uren mee die niemand geschreven heeft.
- zet per klant de uren naast de omzet in . Bij wie leveren we onder ons eigen tarief?
- zet elke maandag de offertes op een rij, met erbij: wat staat er open, en hoelang al?
- ik spreek deze klant morgen: zet de cijfers en de bijzonderheden op een rij in , plus wat we vorige keer bespraken.
- schrijf per klant een kort bericht over het kwartaal en zet het klaar in . Geen tabellen, gewoon drie zinnen.