Privacybeleid

1. Twee rollen, en dat verschil telt

Voor een deel van de gegevens bepalen wij zelf waarom en hoe ze verwerkt worden. Dan zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Dat geldt voor bezoekers van deze site, voor mensen die een demo boeken en voor de administratie rond een klant.

Voor alles wat in de werkplek zelf staat, is de klant verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Jij bepaalt welke tools je koppelt, wat de agent mag doen en wat er in het bedrijfsgeheugen terechtkomt. Wij verwerken die gegevens alleen om de dienst te leveren en alleen op jouw instructie. De verwerkersovereenkomst hoort bij de overeenkomst en is op te vragen via hi@auttendo.com.

• Auttendo B.V., Nijverheidstraat 11b, 7511 JM Enschede
• KvK 89123456
• E-mail: hi@auttendo.com

2. Bezoekers van deze site

Bezoek je www.auttendo.com, dan verwerken we:

• Technische gegevens die elke webserver ziet: je IP-adres, je browser en het opgevraagde adres. We gebruiken ze om de site te laten werken en om misbruik te herkennen.
• De gegevens die je invult als je een demo boekt: je naam, je e-mailadres, het gekozen tijdstip en wat je verder meegeeft.
• Wat je ons mailt, met het adres waarvandaan je mailt.

Wat we op deze site aan cookies en lokale opslag gebruiken staat in ons cookiebeleid.

3. Klanten van Auttendo

Word je klant, dan verwerken we daarnaast:

• Accountgegevens: naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en waar van toepassing het KvK- en btw-nummer.
• Factuurgegevens: factuuradres en betaalgegevens, verwerkt door onze betaalprovider. Wij bewaren zelf geen volledige kaartnummers.
• Gebruiksgegevens: welk werk de agent heeft gedaan, wat het aan credits kostte, wie akkoord gaf en wanneer. Dat is het werklogboek dat je in de app terugziet.
• Technische logboeken, voor storingen en beveiliging.

4. Wat er in de werkplek staat

Hier zijn wij verwerker. In een werkplek kan staan:

• Wat je team schrijft in projecten: opdrachten, notities, afspraken en beslissingen.
• Documenten en bronnen die je aan een project hangt.
• Wat de agent ophaalt uit de tools die je koppelt: berichten, agenda-items, bestanden, facturen, klantgegevens.
• Het bedrijfsgeheugen dat daaruit groeit: wat jullie hebben vastgelegd als kennis waarop verder gewerkt mag worden.

Daar kunnen persoonsgegevens in zitten van jullie klanten, leveranciers en medewerkers. Jij bepaalt welke, want jij bepaalt wat je koppelt en wat je vastlegt. Wij kijken er niet in, behalve wanneer dat nodig is om een storing op te lossen of misbruik te onderzoeken, en dan onder geheimhouding en zo min mogelijk.

5. Waarom we het verwerken

De werkplek leveren en het werk van de agent uitvoeren

Grondslag onder de AVG: Uitvoering van de overeenkomst, artikel 6 lid 1 sub b

Een account aanmaken en beheren

Grondslag onder de AVG: Uitvoering van de overeenkomst, artikel 6 lid 1 sub b

Factureren en betalingen innen

Grondslag onder de AVG: Uitvoering van de overeenkomst, artikel 6 lid 1 sub b

Reageren op een aanvraag voor een demo of op een vraag per mail

Grondslag onder de AVG: Maatregelen voor het sluiten van een overeenkomst, artikel 6 lid 1 sub b

Storings- en servicemeldingen sturen

Grondslag onder de AVG: Gerechtvaardigd belang, artikel 6 lid 1 sub f

De dienst beveiligen en misbruik voorkomen

Grondslag onder de AVG: Gerechtvaardigd belang, artikel 6 lid 1 sub f

Nieuws en tips per mail sturen

Grondslag onder de AVG: Toestemming, artikel 6 lid 1 sub a

Facturen bewaren voor de belastingdienst

Grondslag onder de AVG: Wettelijke verplichting, artikel 6 lid 1 sub c

6. Koppelingen: wat de agent ziet

Een koppeling maak je door in te loggen bij die tool zelf. Wij krijgen een sleutel, geen wachtwoord.

• Die sleutel staat versleuteld opgeslagen en geeft alleen toegang tot wat je bij het koppelen hebt goedgekeurd.
• De agent haalt gegevens op op het moment dat hij ze voor een opdracht nodig heeft. Een koppeling is geen export: we halen niet je hele postvak binnen om het bij ons te bewaren.
• Wat wel blijft, is wat bij het werk hoort: de opdracht, wat er is opgehaald om hem uit te voeren, en wat jullie bewust als kennis vastleggen.
• Je trekt een koppeling op elk moment in, bij ons of bij de leverancier. Daarna kan de agent er niet meer bij.

7. AI en het werk van de agent

Het denkwerk van de agent gebeurt bij gespecialiseerde AI-leveranciers, die daarbij als verwerker voor ons optreden.

• Alleen wat voor de opdracht nodig is, gaat mee. Niet je hele werkplek.
• Onze afspraken met die leveranciers sluiten uit dat ze op jullie gegevens trainen.
• Gaan gegevens daarbij buiten de Europese Economische Ruimte, dan gebeurt dat onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
• Een agent kan zich vergissen. Voor werk met gevolgen bouw je akkoord geven in, zodat een mens de knoop doorhakt. Zie de algemene voorwaarden.

8. Wie er nog meer bij kan

We delen persoonsgegevens alleen voor zover nodig om de dienst te leveren, en we verkopen ze nooit. Dit zijn de verwerkers die daarbij gegevens kunnen zien:

Vercel Inc.

Waarvoor: Hosting van deze site

Waar: VS, met EU-regio’s waar mogelijk, onder standaardcontractbepalingen

Composio

Waarvoor: De koppelingen met de tools die je aanzet

Waar: EU en VS, onder standaardcontractbepalingen

AI-leveranciers

Waarvoor: Het denkwerk van de agent, zonder training op jullie gegevens

Waar: EU en VS, onder standaardcontractbepalingen

Cal.com

Waarvoor: Het boeken van een demo

Waar: EU en VS, onder standaardcontractbepalingen

OpenPanel

Waarvoor: De bezoekcijfers van deze site

Waar: EU

Parsew

Waarvoor: De logo’s van tools op deze site

Waar: Alleen de gegevens die bij een gewoon beeldverzoek horen

Onze betaalprovider

Waarvoor: Facturatie en incasso

Waar: EU

Met elke verwerker hebben we een verwerkersovereenkomst; ze mogen gegevens alleen op onze instructie verwerken. Verandert deze lijst, dan melden we dat vooraf, zodat een klant er bezwaar tegen kan maken.

9. Doorgifte buiten Europa

De verwerking gebeurt zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte. Gaan gegevens daarbuiten, dan zorgen we voor passende waarborgen: de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, een adequaatheidsbesluit, of het EU-U.S. Data Privacy Framework waar dat van toepassing is.

10. Hoe lang we het bewaren

Aanvragen die geen klant werden

Hoe lang: Maximaal twaalf maanden na het laatste contact

Account- en factuurgegevens

Hoe lang: Zolang de relatie loopt, en facturen zeven jaar vanwege de fiscale bewaarplicht

Wat er in de werkplek staat

Hoe lang: Zolang de overeenkomst loopt. Daarna heb je dertig dagen om te exporteren, daarna verwijderen we het

Werklogboek en technische logboeken

Hoe lang: Twaalf maanden

Aanmeldingen voor de nieuwsbrief

Hoe lang: Tot je je uitschrijft

11. Jouw rechten

Onder de AVG heb je deze rechten:

• Inzage: een kopie opvragen van wat we van je hebben.
• Rectificatie: onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Verwijdering: je gegevens laten wissen.
• Beperking: de verwerking laten stilleggen zolang er iets uitgezocht wordt.
• Overdraagbaarheid: je gegevens krijgen in een gangbaar bestandsformaat.
• Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
• Toestemming intrekken: waar we om toestemming vroegen, mag je die altijd weer intrekken.

Mail ons op hi@auttendo.com en we reageren binnen dertig dagen. Gaat het om gegevens die in de werkplek van een klant staan, neem dan contact op met die klant: die is daarvoor verantwoordelijke. Wij helpen het verzoek doorzetten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• Versleuteling onderweg en in opslag.
• Tweefactorauthenticatie op accounts.
• Toegangscontrole op onze interne systemen, met zo min mogelijk mensen die ergens bij kunnen.
• Infrastructuurpartners die door onafhankelijke derden zijn gecontroleerd.
• Periodieke beveiligingsreviews en een vaste procedure voor incidenten.

Geen enkel systeem is volledig veilig. Ontdek je een zwakke plek, meld het dan via hi@auttendo.com. We reageren en houden je op de hoogte.

13. Kinderen

Auttendo is een zakelijke dienst en niet gericht op kinderen onder de zestien. We verzamelen niet bewust hun gegevens. Denk je dat het toch gebeurd is, laat het ons weten, dan verwijderen we ze.

14. Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit beleid bijwerken. Gaat het om een wezenlijke wijziging, dan laten we het weten per mail of met een melding in de app. De datum bovenaan geeft aan welke versie je leest.

15. Contact

Vragen over dit beleid of over wat we van je hebben:

• E-mail: hi@auttendo.com
• Auttendo B.V., Nijverheidstraat 11b, 7511 JM Enschede